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デキる上司の仕事の振り方

本日のテーマは「デキる上司の仕事の振り方」です。

皆さんは、仲間や部下に仕事を振るのは得意ですか?

「人に仕事を振るのが苦手」

「自分でやった方が早い」

と、思っている人は意外と多いのではないでしょうか。

本日はすぐに実践できる、効果的な「仕事の振り方」をご紹介します。

作業ではなく、ゴールを伝える

結論から言います。

人に仕事を振るときに1番重要なのは、

「作業ではなく、ゴールを伝える」です。

多くの人が仕事を依頼するときに、

「これをやってくれ」とタスクの内容や、作業の内容だけを伝えます。

このやり方では、手短に内容を伝えることで指示する時間は短くて済みますが、結果やり直しが必要となり余計に時間がかかります。

では、具体的に「ゴールを伝える」とはどういうことか解説します。

「ゴールを伝える」とは、その仕事の最終的な目的は何なのかを伝えるということです。

例えば、商品開発に関する会議で使用する資料の作成を依頼する場合に、会議の内容、資料の内容、期限、数値など伝える。

これは皆さんも行っているでしょう。

しかし、これでは「作業とその内容」を伝えるだけで「ゴール」を伝えていません。

この場合の「ゴールを伝える」は「その資料を使って何を達成したいのか」です。

目的が「商品開発に関する予算を増やして欲しい」そのための資料であれば、

その資料を役員会に提出して、商品開発費がより多く必要であることを理解してもらい、予算をあげてもらう。

これがこの資料作成の「ゴール」になります。

「商品開発費をあげてもらうには、このデータも必要だな」

「費用に関する資料だから、このグラフは必要ないな」

このように、その仕事における最終的な目標である「ゴール」を伝えることにおり、仕事を任された側も意図を理解して仕事に挑むことができます。

このゴールを伝えないと、作成した資料の趣旨が求めていたものと異なるなど、やり直しが必要になり、双方に無駄が生じます。

仕事を降る際にはこの「ゴールを伝える」ことを意識しましょう。

ゴールを伝えないと発展しない

ある企業では、朝礼後に若手社員でオフィスの清掃をすることを日課としていました。

その企業では古くから、清掃の作業が決められていました。

使う道具、清掃の順番、担当の場所などが社員に伝えられて、代々行われています。

そして、作業の内容だけを伝えられた社員は毎朝、淡々と清掃作業を行っていました。

しかし、使用してから長い期間がたったオフィスは年々、汚れが目立つようになってきました。

はじめは、簡単に落ちていた汚れも時間が経てば同じ方法では落ちにくくなりますし、作業範囲外の場所は清掃が行われないので汚れが酷くなっていきます。

毎朝、清掃を行っているのにオフィスが汚れていくのはなぜでしょうか。

それは、ゴールを伝えていないからです。

若手社員は、伝えれた作業をこなすだけになっていたのです。

そこで、シンプルにこの清掃の目的は「清掃をしてオフィスをきれいに保ち、社員が仕事をしやすい環境を整えること」とします。

すると、毎朝行っていた床清掃は週に3回で十分だと気付き、逆に行っていなかった水道周りの清掃を週に1回以上行う必要がある。

というように、「オフィスをきれいな状態に保つ」ために必要なことは何かを考えて清掃を行うようになりました。

作業ではなくゴールを伝えることにより、その仕事の意味を理解して、本来の目的を達成することができます。

自分でやるより、人に任せた方が良い

ビジネスでプロジェクトを進める際に、

部下に仕事振るよりも、自分で行った方が早い。

そう思う人は多いのではないでしょうか。

そして、スキルの高い人ほどそのような傾向か強いです。

しかし、長期的な視野で考えると、人に仕事を任せた方が、早いし良い結果が生まれます。

前章で述べた「ゴールを伝える」を実践すれば、部下は自主的に考えて仕事行います。

また、ゴールが明確であれば仕事のやり直しも減り、自分も部下も無駄時間を使わずに済みます。

さらに、他人と仕事を進めることにより、自分では気がつない発見をすることが多いです。

よって、事前にミスを防げたり、より良いアイデアが生まれたりすることがあります。

結果、自分一人で仕事を完結させるよりも部下に任せた方が、時間短縮、部下の成長、より良いアイデアの誕生など、多くのメリットが生まれます。

終わりに…

人に仕事を振るのは勇気がいることです。

はじめは、無駄に時間がかかったり、確認作業で二度手間が生まれたりして自分でやった方が早いと思うこともあるでしょう。

しかし、「ゴールを伝える」を意識して、自分も仲間も成長し、会社にも良い影響が生まれれえば、それは自分にとって大きなメリットとなります。

ぜひ、勇気を振り絞って仕事を降ってみてください。

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